L’offre d'emploi que vous proposez a été acceptée : comment faire pour que votre nouveau collaborateur soit bien intégré malgré la distance ? Walters People vous livre les meilleurs conseils pour réussir un onboarding dans ce contexte si spécial.

 
 
 
 
 
 

L’excitation et le stress qui accompagnent la prise d'un nouveau poste peuvent être amplifiés lorsque la nouvelle recrue ne met pas les pieds dans l’entreprise dès son premier jour. Découvrez comment maintenir l'intérêt et l'enthousiasme de vos nouveaux talents à distance.

Être bien équipé 

Avant l’arrivée du collaborateur, il est essentiel de s'assurer que la technologie de chat vidéo et l'accès au courrier électronique sont en état de marche. Désignez une personne de votre entreprise ayant une expertise technologique qui sera disponible pour mettre en place les systèmes avant la date de prise de poste officielle du collaborateur, afin de vous assurer qu’il ne sera pas en difficulté dès le premier jour.

Créer un pack d’intégration interactif

En fournissant des liens utiles vers des ressources telles que les contacts RH, les processus internes, les sessions de formation, les FAQ et les informations sur les avantages, vous permettrez à votre nouvelle recrue de trouver des réponses à ses questions avant même qu’elle prenne officiellement ses fonctions.

Mettre des noms sur les visages

Lorsque l’on est nouveau, il peut être difficile de se souvenir des noms et titres de postes de ses interlocuteurs, en particulier lorsqu’on ne les rencontre pas physiquement. C'est pourquoi, lorsque l'on intègre à distance, il est important d'aider la nouvelle recrue à se familiariser avec la structure de l’entreprise et à savoir « qui est qui ». La meilleure façon d'y parvenir est de fournir un organigramme dès sa prise de poste.

Présenter l'entreprise

Accueillez personnellement votre nouvelle recrue dans l'entreprise grâce à une visite virtuelle de son environnement de travail et à la présentation de sa nouvelle équipe. Un manque d'interaction en face à face peut favoriser l’isolement, alors utilisez la vidéo pour exprimer votre enthousiasme à l'idée qu'elle rejoigne l'entreprise et ce à quoi elle peut s'attendre pendant la période d'intégration. 

Pour les arrivées à distance, donner aux nouveaux employés un aperçu de l'entreprise et de l'équipe les aidera à comprendre la culture de l’organisation lorsqu'ils pourront enfin s’y rendre.

Organiser des réunions électroniques avec l'équipe

Dès le début de l’intégration, donnez à votre nouveau collaborateur le sentiment d’appartenir à la communauté en l'impliquant dans l'équipe. Ajoutez le à des groupes WhatsApp ou Skype, et programmez des appels vidéo pour présenter votre nouvelle recrue au reste du service.

Vous avez des rituels d'équipe que vous pouvez poursuivre à distance ? Par exemple, pourquoi ne pas envisager d'envoyer des déjeuners par l'intermédiaire d'un service de livraison. Selon la taille de votre équipe, prendre ces repas dans le cadre d'un chat vidéo de groupe pourrait être une façon amusante d'accueillir un nouveau membre de l'équipe - privilégiez les petites conversations et faites connaissance !

Informer et rassurer

Lors d’un processus d’intégration et particulièrement lorsqu’il se fait à distance, l’accompagnement et le soutien sont essentiels pour apaiser les inquiétudes ou les incertitudes que votre nouveau collaborateur pourrait avoir en prenant ses fonctions. 

N'oubliez pas que vous devrez communiquer régulièrement avec lui et répondre à ses nombreuses questions.

Une communication régulière contribuera à maintenir l'engagement du collaborateur et à le préparer à son arrivée dans l’entreprise : il peut s'agir de bulletins d'information internes sur ce qui se passe au sein du service, avec des liens vers des ressources utiles, ou encore une mise à jour de l’état d’avancement des projets afin qu'il ait déjà une idée des tâches qu’il devra effectuer au cours des premières semaines.

Soyez attentif aux contre-offres

Dans ce contexte, il est plus important que jamais de faire vivre à votre nouvelle recrue une expérience personnalisée et de lui donner une première impression positive tout au long de sa période d’essai. La première et la dernière semaine de la période de préavis sont les moments où elle est la plus susceptible de recevoir une contre-offre de son ancien employeur. Soyez particulièrement attentif !

Vous devez organiser une réunion virtuelle mais vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez nos conseils !

 
 
 
 
 
 
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