Selon l'enquête menée dans le cadre de notre Étude de rémunération 2020, 1 salarié sur 3 place la flexibilité dans les 3 éléments les plus importants de sa satisfaction professionnelle.

Dans ce cadre, le télétravail se pratique de plus en plus dans les entreprises, et grâce au développement des technologies et aux outils mis à disposition (Skype for business, Microsoft Teams, chat interne de l’entreprise, etc.), nous avons de plus en plus l'occasion de faire des réunions à distance.

 
 

Pour ne pas perdre de temps et ne pas se disperser, il est essentiel de préparer ces réunions virtuelles et de bien les animer afin d’atteindre les objectifs fixés. Découvrez nos conseils pour mener à bien une réunion à distance :

Avant la réunion

Premièrement, il est important de préparer au mieux vos réunions virtuelles à distance pour éviter une perte de temps, mais également pour que les objectifs soient clairs pour tous.

Pour cela, les étapes essentielles sont les suivantes :

  1. Envoyez un rendez-vous dans le calendrier de chaque participant pour faciliter l’accès à la réunion et leur permettre de recevoir un rappel quelques minutes avant ladite réunion. Cette invitation doit fournir toutes les informations utiles pour participer à la réunion (lien d’accès, numéro de conférence, etc.).
  2. Impliquez les participants pour les laisser proposer des points à discuter. Cela permettra à chacun de prendre la parole sur un sujet en particulier s'il le souhaite et/ou de se sentir concerné par la réunion.
  3. Préparez un Powerpoint et/ou un ordre du jour afin d’être opérationnel le jour J et de définir un fil conducteur à la réunion. Soyez clair et concis pour la bonne compréhension de tous les interlocuteurs.
  4. Faites des tests techniques pour éviter les problèmes de son, de vidéo et de partage d’écran. Cela vous permettra un gain de temps considérable.


Pendant la réunion

Le jour J, il est nécessaire de vous installer dans une pièce calme où vous pourrez animer votre réunion sans bruit ou distraction.

Connectez-vous quelques minutes avant le début afin d’être prêt à accueillir vos participants à distance et à lancer votre présentation le plus rapidement possible.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, présentez-vous si nécessaire pour donner le ton et que les autres participants fassent de même. N’oubliez pas de rappeler l’ordre du jour pour que tout le monde soit conscient des décisions/objectifs à atteindre en fin de réunion.

Une fois cette introduction/présentation faite, votre rôle d’animateur devient prépondérant. Pour une efficacité optimale de votre présentation, vous devez éviter les dispersions et recentrer le débat si besoin est. Il est important de ne pas perdre l’attention de votre audience. Pour cela, veillez au respect du temps de parole de chacun. N’hésitez pas à interagir en posant des questions sur la compréhension des participants.

Après la réunion

Une fois la réunion terminée, il est conseillé d’envoyer par mail à tous les participants, le compte-rendu et la présentation s’il y en a une.

Cette synthèse permettra aux personnes présentes et/ou absentes d’avoir un débriefing clair des décisions qui ont été prises et/ou des actions à mener. Ce récapitulatif écrit permettra à chacun de s’y référer à tout moment pour éviter toute perte d’information ou incertitude.

Vous devez télétravailler et vous occuper de vos enfants en même temps ? Retrouvez nos astuces !

 
 
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