Votre entreprise est-elle prête
pour le smart working ?

La culture professionnelle évoluant sans cesse, nous mettons en lumière dans cet article trois des éléments primordiaux pour créer un environnement de travail dit “intelligent” : les outils digitaux, la flexibilité des décisions et des stratégies, et l’organisation de l’espace de travail.

Les outils numériques 

La très grande majorité des fonctions supports des entreprises sont exercées au moyen d’outils digitaux, que ce soit via internet, téléphone, e-mail, etc.

Les outils numériques englobent toutes les technologies – plateformes, systèmes, logiciels – que les personnes utilisent sur leur lieu de travail. Ce sont les moyens qu’elles ont pour développer leur communication, leur collaboration et leurs échanges mutuels. Ce sont les fondations du smart working.

Selon Alain Mlanao, Managing Director de Walters People France : “Si une entreprise n’est pas bien équipée ou ne met pas en place les bons processus, les possibilités de smart working ou de travail à distance sont non seulement réduites, mais parfois même rendues impossibles. Dans ce contexte, nos études montrent qu'à l'exception des appareils mobiles (ordinateurs portables, tablettes, etc.) l'adoption, des autres technologies est considérablement restreinte."

Top 4 des technologies permettant le télétravail adoptées par les entreprises :

1. Appareils mobiles (ordinateur portable, tablette, smartphone, etc.) - 77%
2. Applications de réunion virtuelle - 47%
3. Accès VPN (Virtual Private Network) - 39%
4. Messageries d’entreprise - 21%*

Malgré la révolution digitale, il peut être parfois difficile de mettre en place une collaboration efficace à distance. Les capacités de connexion ne cessent pourtant de croître, au même titre que le panel de plateformes et de solutions numériques disponibles pour les entreprises et les équipes. Fort de son expérience et de la diversité de ses entités, le groupe Robert Walters a aujourd’hui la maîtrise d’outils qui permettent une digitalisation des processus de recrutement, du début à la fin :

• Shortlist de candidats
  Grâce à notre maîtrise des données et à leur analyse, nous pouvons délivrer une shortlist de candidats sous 24 heures (contrats temporaires) à 48 heures (contrats permanents).
• CV video
  Une plateforme utilisée par certains bureaux de notre groupe permet de digitaliser les CV en y incluant directement une vidéo, dans laquelle le candidat présente son parcours et ses compétences.
• Plateforme de tests
  Robert Walters a développé une plateforme de formation sur-mesure qui permet de tester les compétences des candidats, afin de déterminer s’ils répondent aux attentes de nos clients.
• Salles de réunions virtuelles
  Nous avons la possibilité d’organiser facilement un entretien à distance entre client et candidat.
• Enregistrement numérique
  Notre processus de traitement des dossiers est totalement digitalisé ce qui nous permet de garantir un suivi optimal des échanges.

La flexibilité

L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est au deuxième rang des critères les plus importants de la satisfaction professionnelle de nos candidats**, devant même l’intérêt des missions exercées.

Lorsqu'elle est appliquée de manière utile, la flexibilité dans le travail donne aux équipes de la liberté et de l'autonomie. Elle leur permet en effet de décider de leur emploi du temps et de hiérarchiser leurs priorités.

Trois avantages majeurs de la flexibilité au travail peuvent alors être mis en avant : une motivation en hausse, un équilibre plus important entre vie privée et vie professionnelle, et une activité plus efficace et productive.

Comment faire face aux interrogations liées à la flexibilité professionnelle ?

• Passer d’une évaluation basée sur le comportement à une évaluation basée sur le résultat
  Au quotidien, le management d’une équipe en smart working exige de passer d’un suivi principalement basé sur le comportement à un suivi orienté résultats. La performance n’est plus analysée à l’aune de ce que le salarié est vu faire. Les managers doivent prendre en compte ce qui est délivré, les résultats, et mettre en place un environnement de confiance mutuelle.
• Mettre en place des alternatives innovantes à la communication en face-à-face
  Un mode de travail flexible peut déboucher sur des défis de communication avec les équipes qui peuvent se sentir moins proches et unies. Cette situation peut dégrader le sentiment d’appartenance et de cohésion. Nous conseillons donc aux managers de ne pas se contenter d’un point hebdomadaire avec leur équipe. Ils peuvent en outre favoriser les échanges en utilisant des outils tels que les messageries instantanées ou les réunions virtuelles.
• Favoriser la culture de la flexibilité
  Il est dans l’intérêt de l’entreprise de mettre en avant un état d’esprit qui permette aux collaborateurs de savoir qu’ils ne seront pas défavorisés par des conditions de travail flexibles. Les nouveaux arrivants peuvent en effet par exemple imaginer que leur intégration sera plus compliquée en cas de distance avec leur supérieur ou leur équipe. Il est alors recommandé aux dirigeants de discuter ouvertement des conditions de travail avec leur équipe, pour garantir un traitement égal et équitable de chacun.
• Veiller au burn-out
  L’usage des appareils mobiles peut réduire la frontière entre vie privée et vie professionnelle. Il est alors conseillé aux managers de veiller régulièrement à ce que leurs équipes, même à distance, ne travaillent pas de manière excessive. Cela peut en effet conduire à de hauts niveaux de stress et à des cas de burn-out. Les signes qui peuvent prévenir d’un tel état sont une baisse de la productivité et de la qualité du travail fourni, un certain détachement et un état d’esprit négatif.

L’organisation de l’espace de travail

Trois qualités sont indissociables d’un environnement de travail dit “intelligent” :

• Il facilite les interactions entre collègues ;
• Il rend l’accès aux collègues plus simple et la communication plus souple ;
• Il offre à chacun un espace suffisant pour ses activités.

Alain Mlanao : “Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à mettre en place un système de “flex-office” avec des postes de travail qui changent régulièrement de place et des bureaux de plus en plus ouverts. Cela encourage la collaboration entre collaborateurs à tous les niveaux de la société. Une telle organisation peut contribuer à faire tomber les barrières et à insuffler de la diversité dans la prise de décision. Le revers de la médaille peut être une plus grande difficulté à se concentrer sur certaines tâches ; il ne faut pas oublier que les façons de travailler varient beaucoup d’une personne à une autre.”

Un espace de travail qui ne serait qu'à moitié ouvert peut alors être une bonne alternative. Il intègre à la fois un lieu où les équipes peuvent travailler ensemble et collectivement, tout en préservant des espaces plus tranquilles et privés tels que des salles individuelles ou silencieuses.

Le cadre de travail diffère souvent selon le secteur d’activité ou la nature de l’entreprise. Ainsi, on trouve plus souvent de grands bureaux ouverts chez les professionnels de la technologie et de l’innovation, alors que les entreprises traitant de problématiques sensibles telles que les ressources humaines privilégieront des espaces plus cloisonnés.

Les évolutions des modes de travail sont désormais massives et sont amenées à s’étendre encore afin de s’adapter aux attentes des salariés, qui évoluent elles aussi. Cela se manifeste via de nouvelles pratiques, notamment par la mise en place de programmes de bien être pour les équipes par exemple.

Retrouvez tous nos conseils aux entreprises.

*Données issues d’une étude Robert Walters UK
**Chiffre issu de notre Etude de rémunération 2020

N'hésitez pas à nous confier votre prochains recrutements. Il vous suffit de compléter ce formulaire pour que nos consultants vous contactent.