Le métier d’Assistant(e) Polyvalent(e)

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L’Assistant(e) Polyvalent(e) joue le rôle d’interface entre l’entreprise et ses partenaires et peut aussi se charger de la coordination des différents services de la société. Découvrez avec Walters People, spécialiste de l’intérim expert, les caractéristiques et les enjeux de ce métier.

Qu'est-ce qu'un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) ?

Le Secrétaire Polyvalent est souvent le principal intermédiaire entre l’entreprise et les tiers. Il est chargé de passer les commandes auprès des fournisseurs et autres prestataires et souvent de leur paiement. La création et l’émission de devis pour les clients lui sont aussi confiées. Dans certaines organisations, les tâches de relance des impayés et le recouvrement lui incombent également.

L’Assistant(e) Polyvalent(e) joue le rôle d’assistant administratif dans la mesure où il traite, rédige et archive les documents, notamment les lettres et autres correspondances d’entreprise. Il organise les réunions de son supérieur et établit les procès-verbaux correspondants. L’Assistant(e) s’occupe d’informer les différents services concernés par ces réunions et de gérer toute la logistique nécessaire. Il organise également les déjeuners et diners d’affaires de son supérieur, ainsi que ses voyages.

La mission du Secrétaire Polyvalent comporte aussi dans certaines sociétés un volet comptabilité. Dans ce sens, il réalise le suivi de toutes les transactions comptables effectuées, du bon approvisionnement de la trésorerie et du recouvrement des factures. Le secrétaire polyvalent est aussi un assistant ressources humaines dans les petites structures. Il gère les congés et les RTT, collecte les renseignements pour établir les bulletins de paie et réalise les déclarations auprès des organismes compétents.

Cette liste des tâches n’est pas exhaustive. L’ampleur de la responsabilité de l’Assistant(e) Polyvalent(e) dépend principalement de l’envergure de l’entreprise. Dans les PME, il devra assumer une grande diversité de tâches. Dans les sociétés plus grandes, ses responsabilités seront plus spécifiques.

Quel est le parcours type d'un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) ?

Il existe une formation spécifique pour devenir assistant(e) polyvalent(e), formation sanctionnée par un BTS. Un parcours en Gestion, en Comptabilité ou en Gestion des Ressources Humaines permet également d’accéder à ce poste. Un Bac Comptable suivi de quelques années d’expérience professionnelle peut suffire, de même qu’un BTS pro. Les titulaires d’une licence pro sont toutefois privilégiés.

Quelles sont les qualités d'un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) ?

L’Assistant(e) Polyvalent(e) est souvent le premier contact des tiers avec l’entreprise, que ce soit lors d’une visite ou durant une conversation téléphonique. Il faut donc que celui ou celle qui occupe ce poste ait une bonne présentation et une élocution impeccable. Le Secrétaire Polyvalent assumant une grande diversité de tâches, il doit aussi avoir un bon sens de l’organisation. Dans le cas où l’entreprise est amenée à traiter avec des clients étrangers, l’Assistant(e) doit évidemment pouvoir communiquer dans leur langue.

Quel salaire peut espérer obtenir un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) ?

Le salaire d’un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) évolue parallèlement avec ses années d’expérience. A ses débuts, il peut gagner entre 23k€ et 25k€ bruts annuels. Une dizaine ou une quinzaine d’années après sa prise de poste, son salaire peut être compris entre 30k€ et 42k€ bruts annuels.

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